Укрощение инструмента MS Project

До того, как мы перейдем к специфике данного инструмента, мы хотели бы сказать несколько слов о том, почему мы ссылаемся на данный конкретный бренд инструмента по управлению проектами. Многие из нас, руководителей проектов, используют MS Project для планирования, организации и наблюдения за проектами. Существуют и другие, аналогичные инструменты, но клиентская база MS Project больше, и с ним знакомы многие, поэтому о нем стоит рассказать.

Советы в данной статье, вероятно, смогут  помочь вам в использовании других инструментов планирования.

Кстати, данная статья не является учебным пособием по использованию MS Project. Предполагается, что вы уже знакомы с данным инструментом, или хотя бы имеете какой-либо опыт работы с ним. Компания Microsoft и многие другие предоставляют обучающие курсы, которые позволят вам узнать основы использования инструмента. Вам стоит прибегнуть к их помощи в случае, если вам необходимо больше знаний о данном инструменте.

Инструмент MS Project предназначен для сохранения усилий и времени руководителя. Этот инструмент богат возможностями, которые включают в себя как простые, так и сложные функции – но все они необходимы в процессе управления проектами. Проблемой данного инструмента является то, что как и ко многим другим богатым инструментам, к ним очень сложно привыкнуть. Чтобы использовать данный инструмент в ваших целях, вам необходимо следовать его набору функций неукоснительно. Просто потому, что инструмент позволяет вам определить отношение предшественник/посредник между двумя задачами, это не означает, что вам это стоит делать. Чрезмерный набор функций в MS Project может превратить изучение данного инструмента в очень трудоемкий процесс, забирая драгоценное время, которое стоило бы потратить на управление проектом. Некоторые организации потратили столько ресурсов на это, что им пришлось сдаться относительно идеи управления как проектом, так и инструментом, поэтому им пришлось нанять отдельного "администратора" проекта, который бы управлял MS Project. Следующие советы помогут вам избежать данной потери времени, при этом инструмент все же будет работать вам на благо.

1. Не пытайтесь внедрить слишком много задач в инструмент. Чем больше задач вы сможете отследить, тем больше вам придется применить усилий на их изменение, а вам придется их менять. Оптимальным числом задач является несколько сотен, и 600 задач как раз можно считать золотой серединой, хотя вам может понадобиться и меньше. Если вы работаете над очень объемным проектом, то вам стоит разделить его на подпроекты. Это легче сделать в том случае, если у вас есть разные команды в вашем проекте, и каждая имеет своего руководителя или лидера. Разделите каждый проект на подпроекты и распределите власть между руководителями каждой из команд, чтобы они вели свой файл проекта MS Project. Внесите ключевые результаты и контрольные точки в ваш общий план и обновляйте его только тогда, когда они претерпевают изменения. Даже если у вас нет руководителей, которые вам будут отчитываться , ваша работа станет легче, если вы разделите проект на несколько файлов MS Project и каждый будет обрабатываться индивидуально.
2. Не увлекайтесь декомпозицией работы. Разбейте работу до такой степени, пока у вас не будет набор пакетов задач, которые вы сможете использовать для управления работой, и только тогда вам стоит остановиться. Дальнейшее разбиение никакой пользы не имеет, и принесет лишь осложнения. К примеру, допустим, у вас проект, который заключается в разработке ПО. Часть работы заключается в наблюдении за созданием различных компонентов данного ПО. Каждый модуль, функция или подпрограмма должны быть протестированы отдельно, но разве наблюдение за тестированием каждого экземпляра поможет вашим общим обязанностям наблюдения? Конечно, нет. Модуль, функция или подпрограмма не завершены, если они не были еще протестированы и подкорректированы, поэтому вам не стоит отслеживать тестирование. Как только ПО было создано, а все части были протестированы и занесены в библиотеку, вы можете отметить, что работа выполнена. Изменения, которые требуют изменений или уничтожения самого ПО, также изменят процедуру тестирования. Когда работа будет разделена на пакеты, каждый из которых будет иметь своего обладателя, который в свою очередь будет отчитываться по пакету работ, то на данном этапе вам стоит остановиться.
3. Используйте функциональность отношений благоразумно. Данная функция наиболее полезна, когда вы управляете работой на основе критического пути. Ее ключевой функцией является обновление даты завершения пакета работы относительно тех пакетов, которые следуют за текущим измененным пакетом. Она поддерживает определения связей типа «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-к-одному» и «многие-ко-многим». Но вы сразу поймете, что если вы не будете скрупулезны при определении данных отношений, то, в случае изменения даты, обозначенной для предоставления результатов пакета работ, у вас будет неожиданное изменение в дате сдачи общего проекта, и вы потратите уйму времени на понимание того, какое отношение привело к такому результату. Используйте данную функциональность для наблюдения за "жестко заданными" отношениями. До того, как вы определите отношение, спросите себя о следующем: "Необходимо ли оповестить владельца последующего пакета работ о том, что работа предшествующего ему владельца была завершена?". Хорошо обдумайте ваше решение использовать инструмент для определения связи и вероятность отрицательного ответа. Возьмем, к примеру, строительство дома. Вы определяете закладку фундамента в качестве одного набора работ. Все должно быть уложено до того, как вы сможете начать строение конструкции, и строителей стоит оповестить о том, что фундамент был выложен успешно, и они могут начать работу. Вы должны определить время выдержки бетона (или заливку фундамента и время на высыхание бетона) в качестве предшественника и начать строительство в качестве последующего шага. Вам не стоит ждать полной готовности конструкции для того, чтобы начать проведение проводки. Определение момента, когда электрики могут начать или нет свою работу, не будет проблемой, но использование MS Project для определения связи данного события вам совершенно не поможет.
4. Используйте MS Project для оценки запрашиваемого изменения расписания. Одним из возможностей, которые делают MS Project таким привлекательным инструментом, является возможность предсказания результата запрашиваемого изменения в плане проекта. Не позволяйте файлу, который вы используете для случаев с задержками, заполонить весь проект. Дайте вашему файлу случаев другое название и расположение, чтобы он не приводил к путанице. Вы наверняка захотите сохранить файл в качестве приложения к форме запроса на изменения и затем переносить изменения из него в ваш реальный план в случае, если изменение будет одобрено.
5. Постоянно обновляйте процент завершенности. Один из вопросов, на который вам стоит ответить при планировании проекта, является то, как вы будете отображать статус задач. Отчитываетесь ли вы только о той работе, которая была выполнена? Оцениваете ли вы завершенность в каждом этапе отчетности? Или вы делаете нечто среднее? Подход, который вы выберете, будет зависеть от того, как мелко вы разобьете вашу работу. Если вы слишком мелко разделите завершенность задачи, примерно на шкалу от 0% - 100%, то вам это может оказаться выгодней, чем если вы будете отчитываться на более высоком уровне, при котором вам будет необходим другой подход. Вне зависимости от того, какой подход вы выберете, вам стоит придерживаться его и предложить использование данного подхода вашему начальству и участникам проекта. Такая прозрачность поможет вам отчитаться о статусе проекта. Если вы поймете, что вы разбили работу различными способами для различных категорий, то вам стоит отчитываться относительно данных категорий и сообщать о данном методе всем участникам, чтобы они были в курсе дел.
6. Используйте ваш файл проекта из MS Project в качестве основы своих отчетов. Вы потратите много времени на создание исходного файла проекта в MS Project , а затем на его содержание, поэтому основывайтесь на выполненной работе и используйте его для предоставления отчетов по как можно большей информации о прогрессе вашего проекта. MS Project обладает большим набором готовых шаблонов отчетов, а также множеством возможностей создания специализированных отчетов. Поскольку вы тратите большую часть своего времени на планирование будущей работы и на пометку работ, выполненных на 100%, вам лучше всего будет использовать его для отчетности о прогрессе проекта. Единственным недостатком, связанным с MS Project, является сложность с экспортированием отчета в Excel, но, применив немного смекалки, вы сможете найти способ обхода данного препятствия.
7. Не пытайтесь использовать инструмент для отчетности по бюджету. В случае, если ваша организация принимает MS Project в качестве соответствующего инструмента для сбора информации о затратах (хотя он не поддерживает сбор информации такого рода), и разрешает его использование в таких целях, вам не стоит использовать его в качестве инструмента для отчетности по бюджету или производительности проекта. Если ваша организация использует инструмент по наблюдению, то вам стоит использовать его, а также информацию, полученную от отдела бухгалтерии, для отчетности по бюджету и производительности. Вы поймете, что вы будете тратить множество часов на согласование информации в вашем файле MS Project с информацией отдела финансов – не попадайтесь на эту удочку.
8. Загрузите ваш файл MS Project в централизованное место. Загрузите ваш файл плана проекта в доступное для участников место. Они не будут иметь инструмент MS Project на своих компьютерах, потому вам стоит также загрузить отчеты с информацией о расписании в тоже место. Тем самым вы сделаете ваше управление проектом более прозрачным, но в тоже время вы сами будете обязаны содержать файл обновленным и точным.

Вы наверняка сможете содержать ваш файл MS Project обновленным и безупречным, потратив где-то час в день, за исключением тех дней, когда вы занимаетесь отчетностью. Это считается правилом хорошего тона, и этот час будет вашим преимуществом – вы можете потратить больше или меньше, в зависимости от объема работы. Вам стоит пересмотреть то, как вы используете MS Project в случае, если вы поймете, что тратите много времени на его содержание. Помните, что MS Project должен работать на вас, а не вы на него.