Планирование проектов

К сожалению, некоторые люди уверены, что существует идеальное программное обеспечение для управления временем, решающее все проблемы с составлением графика. Данную проблему нельзя преодолеть лишь с помощью технологии, в ней играет роль привычка, не считая непредсказуемую сущность разработки программного обеспечения (например, знаете ли вы, сколько ошибок может обнаружиться в вашем ПО после его выпуска на рынок?).

Область знаний об управлении временем обращается к умениям, инструментам и методам, применяемым для управления временем при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Чтобы эффективно управлять временем, вы должны уметь четко понимать операции проекта и иметь необходимый набор навыков для планирования, составления и контроля сроков проекта.

В области поддержки ИТ службе поддержки часто приходится  быть готовой осуществлять поддержку нового инструмента, приложения, технологии или продукта, запускаемого для конечных пользователей. Хотя эти типы проектов обычно маленькие и несложные, все проекты службы поддержки требуют правильного планирования и должны придерживаться каркаса проекта, чтобы сохранять удовлетворенность клиентов и следить за тем, чтобы никакие изменения в поддерживаемой среде не влияли отрицательно на обслуживание, предоставляемое службой поддержки.

Редкие планы проектов бывают  простыми , потому что обычно приходится учитывать очень много влияющих факторов. Какие именно задачи потребуются, и сколько времени займет каждая задача? Есть ли зависимости между задачами?

План проекта – один из самых важных и полезных документов в вашем инструментарии, и к нему нужно обращаться и обновлять его на протяжении всего жизненного цикла проекта. Его первая задача – дать толчок проекту путем убеждения руководства (обычно людей, управляющих финансами, например, совет проекта или управляющий комитет), что проект рентабелен и удовлетворяет их требованиям и срокам, бюджету, ожиданиям.

Среди всех имеющихся в наличии инструментов для управления проектами вопросники, пожалуй, являются простейшими и самыми эффективными средствами формирования согласованности в рабочих практиках. Вопросники полезны почти во всех областях человеческой деятельности, особенно  тех, в которых повторяемость и систематическая деятельность управляют производительностью. Тем не менее, они все-таки недостаточно используются в планировании и управлении проектами.

Графики Ганта – основной инструмент в инструментарии руководителя проекта. Но неопытный руководитель проекта может обнаружить, что они захватывают проект и приводят к ослаблению контроля. Как же так? В данной статье рассматриваются вероятные ошибки и даются советы и стратегии для обеспечения успешного управления проектом. Графики Ганта являются лишь одним из многих способов представления плана проекта и введенных фактических данных.

Существует широкий выбор надежных инструментов планирования, облегчающих процесс управления проектом и дающих средства для отслеживания и анализа планов проектов с течением времени.

Поздравляем! Вы были назначены на ваш первый проект, и ваш руководитель хочет увидеть график работ по проекту на текущем совещании на следующей неделе. Услышав о вашем новом повышении, группа компьютерной поддержки установила Microsoft Project на ваш рабочий ПК, так что вы готовы начать создание графика работ по проекту! К сожалению, ваши курсы подготовки "Введение в Microsoft Project" не могут быть назначены до следующего месяца, а вашему руководителю необходим полный график на следующей неделе. Но если у вас есть книга о Microsoft Project и эта статья, вы сможете выполнить поставленную перед вами задачу.

Многие руководители проектов по разработке программного обеспечения сталкивались с ресурсами, которые некоторое время выделяются для их проекта. Самый распространенный подход при распределении ресурса между двумя задачами – это назначение по 50% ресурса для обеих задач, хотя встречаются и другие процентные соотношения. Встречаются и ресурсы, выделяемые более чем для двух задач в течение 50% от их времени!

Многие могли заметить удивительную тенденцию во время экономического кризиса: несмотря на то, что количество одобренных и спонсируемых больших проектов с капитальными затратами  уменьшилось, необходимость в помощи с анализом расписания и оценками риска, предоставленной третьими лицами, значительно увеличилась. Мы пришли к некоторому выводу: толковые расписания проектов рискуют стать вымершей наукой, и мы, в качестве руководителей проектов, должны сделать все, чтобы этого не случилось.

Несмотря на то, что продолжительность проектных заданий обычно просчитывается, это может послужить причиной роста некоторых типов поведения. Критическая цепь управления проектами и составление расписания исключают эти типы поведения и уменьшают сроки проекта.

Многих интересует, сколько процентов времени проекта обычно отводится на специфические этапы работы, например, этап первый – анализ реализуемости, этап второй – разработка системы и т.д. В основном, причина заинтересованности кроется в использовании этих знаний для оценки оставшейся части проекта.

Хотя все мы располагаем одним и тем же временем, иногда кажется, что оно проносится слишком быстро. Дело  не в том, что мы бездельничаем, но в том, что люди берут на себя больше, чем могут, и все при этом страдают. И проекты, за которые мы беремся, волшебным образом превращаются из милых, невинных стремлений в нечто невыполнимое, а это снова и снова рушит наш график.

Составление детального расписания является одной из наиболее сложных задач на пути руководителей проектов. Составление расписания иногда считается наукой, и результаты это подтверждают. Для членов команды очень часто путаница возникает в том случае, если они, находясь в одном проекте, следуют расписанию, созданному одним руководителем, а в другом проекте другой руководитель применяет совершенно иной подход к составлению расписания.

Почему мы называем это искусством? Если бы составление расписания было бы наукой, то тогда все проекты были бы готовы в срок! Но это не так, к сожалению... Более того, неспособность уложиться в сроки становится все большей проблемой, поэтому люди стали меньше верить в то, что можно уложиться в срок, и стали относиться ко всему с большей долей недоверия.

Задержки и изменения являются частью любого проекта. Но нравятся ли они нам? Конечно нет. Необходимо ли нам с ними справляться? Конечно необходимо. Установка сроков и составление расписания - это хорошие способы удержания проекта в колее.

Диаграммы Ганта являются полезным инструментом анализа, планирования и управления сложными  многоэтапными  проектами.

Четкий расчет времени - это важный навык для хорошего управления проектами.  Расчет времени важно правильно составить по двум причинам:

Действия, которые классифицируются как проектные, настолько различны, что иногда сложно оценить сходства между ними. К примеру, социальная активность, такая как корпоративные вечеринки, пикники или свадьбы, также является проектами.

Сетевая диаграмма является методом отображения времени различных подзадач, которые участвуют в проекте. При ее использовании также подсчитываются и отображаются длительность, ранние и поздние времена старта и завершения каждого задания. В дополнение к демонстрации того, какие подзадачи являются критическими для завершения в срок, сетевая диаграмма может помочь определить места, где стоит приложить дополнительные усилия для ускорения выполнения подзадач для наилучших результатов.

Мы все знаем, что в реальной жизни руководителям проектов дается срок на выполнение проекта еще до того, как появится возможность составить план. Это является лишь еще одной причиной того, почему стоит усовершенствовать процесс планирования и использования ограниченных ресурсов.

В вашей команде есть такие сотрудники, которые сидят без дела в то время как другие заняты делами? Эта ситуация говорит о том, что расписанию вашего проекта необходима дополнительная настройка.

Ключом к успешному проекту является планирование. Создание плана проекта - это первое, что вы должны сделать при старте любого проекта.

Зачастую планирование проектов игнорируется, и работа начинается как можно быстрее. Большинство просто не осознает  ценность планирования, заключающуюся в экономии времени, денег и избегании многих проблем.

Не всегда есть возможность предсказать будущее даже в проектах с постоянным прогрессом. Поэтому планирование выполняется "волнами" или этапами, где действия ближнего этапа детально планируются, а действия в далеком будущем отложены. Может быть несколько волн планирования, в частности, если четкий подход или необходимость ресурсов зависят от ближайших событий. Такой подход к планированию зачастую называется планированием методом «набегающей волны».

Часто руководители проекта слышат следующее от своих начальников : "Мне нужен план проекта  к утру!". Однако, мы знаем, что на самом деле требуется график проекта. Но проблема заключается в следующем: как вы можете предоставить график, если вы еще не составили настоящий план проекта?

Улучшения могут произойти в каждом проекте, но зачастую проекты терпят крах потому, что они плохо спланированы, либо не спланированы вообще. Данная статья представляет обзор  причин, из которых следует, почему вам  всё-таки стоит подготовить план проекта. Также, вы найдете элементы, которые должен включать в себя хороший план проекта.

Почему некоторые проекты протекают без запинки, а другие чуть ли не тонут? Одной из причин может быть тип и качество вопросов, которые люди задают в самом начале проекта. Далее мы приведем 17 полезных вопросов, которые могут осветить неясные аспекты вашего проекта и тем самым помочь вам избежать дорогих  «сюрпризов» в будущем.

Во-первых, я хочу удостовериться, что вы обладаете необходимыми знаниями о том, что такое план. Большинство (и среди них поразительное число руководителей проектов) вспоминают только диаграмму Ганта, когда они думают о плане проекта. Вы можете получить ее при помощи Microsoft Project. Но это скорее можно назвать графиком проекта, где показано время выполнения различных этапов плана. Однако мы вернемся к этому позже.

Неважно как вы его называете, но вам обязательно необходимо создать и поддерживать документ плана проекта, который четко оглашает контрольные точки проекта и основные действия, необходимые для реализации вашего проекта.